Как составить штатное расписание

Как составить штатное расписание

Чтобы составить штатное расписание, совершите следующие действия:

• выберите форму документа
• укажите структурные подразделения
• определите штатную численность
• напишите наименования должностей
• определите размер окладов и надбавок
• подпишите документ

Указанный порядок составления штатного расписания распространяется на организации и индивидуальных предпринимателей.

Шаг 1. Выберите форму штатного расписания

Вы вправе выбрать форму штатного расписания – использовать унифицированный шаблон или разработать собственный (ст. 7, 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письмо Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012).

Преимущество унифицированной формы в том, что законодатель учел все требования, а уполномоченные органы разъяснили порядок заполнения. Далее – только об унифицированной форме № Т-3, которая утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Рисунок 1. Пример заполнения штатного расписания по форме № Т-3

Шаг 2. Укажите структурные подразделения

Структурные подразделения укажите на основе организационной структуры работодателя. Под структурными подразделениями понимают отдел, цех, участок, филиал, представительство и т. д. (п. 16 постановления Пленума Верховного суда от 17.03.2004 № 2). Наименования структурных подразделений укажите в графе 1 штатного расписания.

Закон не определяет, в каком порядке указывать подразделения в штатном расписании. С учетом практики первым включите в штатное расписание тот отдел, в который входит руководство. Затем в порядке подчиненности расположите остальные подразделения. В графу 2 штатного расписания внесите коды структурных подразделений. Присваивайте коды так, чтобы они отражали подчиненность отдела. В больших по численности компаниях крупные структурные подразделения включают в себя более мелкие. Тогда код подразделения в штатном расписании составьте из нескольких цифр. Например, в финансовое управление входит бухгалтерия и экономический отдел. Тогда отразите коды 02.1 и 02.2, где 02 – финансовое управление, 1 – бухгалтерия, 2 – экономический отдел.

Ситуация: может ли отдел состоять из одного сотрудника

Трудовое законодательство не запрещает работодателю создавать структурные подразделения, например отдел, участок и т. д., которые состоят только из одного сотрудника. Вместе с тем, создание структурного подразделения по общей логике предполагает наличие нескольких сотрудников, которые в нем работают, и их вертикальную подчиненность руководителю подразделения. Поэтому во избежание споров с проверяющими органами создавать структурное подразделение, отдел из одного сотрудника не рекомендуют.

Может ли отдел состоять из одного начальника этого отдела?

Формально Трудовой кодекс не запрещает работодателю создавать структурные подразделения, которые состоят только из одного сотрудника. Например, отдел, в котором есть только руководитель этого отдела.

Вместе с тем, по общему правилу и исходя из логики должностные обязанности категории «руководитель» предполагают руководство подчиненными сотрудниками. Например, для должности начальника отдела кадров такая обязанность прямо предусмотрена Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденным постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37. Справочником также предусмотрены обязанности по руководству сотрудниками и для иных руководителей – начальника отдела капитального строительства, начальника отдела комплектации оборудования, начальника отдела контроля качества и т. д.

При этом квалификационные справочники по общему правилу являются рекомендованными к использованию документами. Исключение составляют случаи, если выполнение работ по должности связано с предоставлением компенсаций, льгот либо наличием ограничений. Тогда наименования таких должностей и профессий должны соответствовать наименованию из справочника, а характер работ по должности – соответствующему функционалу из справочника. Это следует из положений абзаца 3 части 2 статьи 57 Трудового кодекса.

Таким образом, в общем случае в штатном расписании может быть предусмотрена должность руководителя отдела при отсутствии других штатных единиц в этом отделе. Вместе с тем, во избежание несоответствия названия должности и при необходимости дополнительного мотивирования сотрудника, который самостоятельно ведет то или иное направление деятельности компании, его должность можно обозначить как заместитель руководителя по направлению деятельности. Например, чтобы не создавать отдел кадров, в котором будет только начальник отдела, можно ввести в штатное расписание должность заместителя руководителя по персоналу.

Шаг 3. Определите штатную численность

По общему правилу работодатели свободны в определении как штатного состава по должностям, так и численности сотрудников, которые выполняют определенную трудовую функцию. Поэтому штатную численность сотрудников или отдельного подразделения руководитель вправе определить самостоятельно в соответствии со структурой компании, ее функциями и уровнями управления. Также руководитель вправе самостоятельно решить, как именно распределить должности сотрудников по отделам или иным структурным подразделениям.

В то же время есть законодательные акты по определению штатной численности, которые носят рекомендательный характер. Например, такие Рекомендации предусмотрены для бюджетных организаций. В этом документе в основе расчета штатной численности заложены нормативы по труду, на основе которых рассчитывают необходимое число сотрудников для выполнения определенной трудовой функции.

Штатную численность сотрудников на основе нормативов по труду можно определить по формуле:

Штатная численность

=

Общие затраты на объем работы за год, ч

:

Нормативный фонд рабочего времени одного сотрудника за год, ч

×

Коэффициент, учитывающий планируемые невыходы сотрудников во время отпуска, болезни и т. п.

Нормативный фонд рабочего времени одного сотрудника за год условно принимается за 2000 часов.

Такой порядок содержится в пункте 2.1 Рекомендаций.

Несмотря на то что указанные Рекомендации адресованы бюджетным учреждениям, порядок расчета численности, приведенный в этом документе, могут применять и любые работодатели.

Помимо самой методики, Рекомендации содержат перечень межотраслевых нормативов по труду, которые можно использовать, чтобы определить численность сотрудников компании (приложение 1 к Рекомендациям). Подобные нормативы утверждены, в частности, для сотрудников:

• юридической службы (постановление Госкомтруда СССР, Минюста СССР, Секретариата ВЦСПС от 10.07.1990 № 273/К-14-440/11-41);
• бухгалтерии и финансовых служб (постановление Минтруда от 26.09.1995 № 56);
• службы охраны труда (постановление Минтруда от 22.01.2001 № 10).

Нормативы содержат специальные методики расчета численности сотрудников, на основе которых работодатели также могут сформировать общую численность персонала или численность отдельных подразделений.

Шаг 4. Пропишите наименования должностей

Наименования должностей и профессий работодатель в общем случае определяет по собственному усмотрению. При этом названия должностей должны соответствовать трудовой функции конкретного сотрудника (ст. 57 ТК). Например, руководителя можно назвать в штатном расписании директор, генеральный директор, президент компании и т. п.

Исключение – когда выполнение работ по должности связано с предоставлением компенсаций, льгот либо наличием ограничений. Например, если речь идет о досрочной пенсии за работу во вредных или опасных условиях труда. Такие должности называйте в штатном расписании именно так, как они указаны в квалификационном справочнике или профессиональном стандарте (ст. 57 ТК, п. 5 письма Минтруда от 04.04.2016 № 14-0/10/13-2253).

Используйте следующие квалификационные справочники:

• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, утвержденный постановлением Госстандарта от 26.12.1994 № 367;
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37;
• Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утвержденный приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст;
• единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям.

Помимо справочников, руководствуйтесь:

• Списком производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утвержденным постановлением Госкомтруда СССР, Президиума ВЦСПС от 25.10.1974 № 298/п-22;
• Списками производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение, утвержденными постановлением Кабинета министров СССР от 26.01.1991 № 10.

Внимание: произвольное наименование должностей может создать для любого работодателя определенные сложности.

Дело в том, что каждый работодатель обязан проводить специальную оценку условий труда своих работников (Закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»). При проведении специальной оценки необходимо отражать не только наименование должности, но и ее код по Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности. Если должность не предусмотрена ни одним из ЕКС, то исполнить данное требование будет сложно. По представлению организации, которая проводит специальную оценку условий труда, придется переименовывать соответствующую должность.

Также произвольное наименование должностей создаст для работодателя трудности при составлении различных отчетов, например 1-Т (проф).

Наименования должностей пропишите в графе 3 штатного расписания. В графу 4 документа внесите количество штатных единиц по соответствующим должностям или профессиям. Неполную штатную единицу укажите в соответствующих долях, например: 0,25; 0,5; 0,75. После этого подсчитайте и внесите итоговое количество штатных единиц.

Должности указывайте в штатном расписании в именительном падеже без сокращений.

Если работа предполагает разные права, обязанности, уровень ответственности, называйте должности по-разному. Например, специалист может быть младшим, старшим, главным.

Ситуация: как отразить в штатном расписании название должности в зависимости от пола

В штатном расписании указывайте в общем случае универсальную должность, которая будет соответствовать сотруднику любого пола.

Штатное расписание – документ обезличенный, в нем отражают должность сотрудника независимо от того, кто конкретно ее будет замещать: мужчина или женщина. Любая дискриминация по половому признаку законодательством запрещена (ст. 3 ТК). Исключение составляют случаи, когда ограничение на применение женского или мужского труда в определенных видах деятельности прямо установлено в законодательстве или обусловлено особенностями профессии.

Таким образом, указывайте в штатном расписании универсальные должности, поскольку на эти должности в общем случае могут быть назначены как мужчины, так и женщины.

Следует учесть, что некоторые должности нельзя назвать произвольно. Речь идет о должностях, работа по которым связана с предоставлением льгот и компенсаций. В штатном расписании должности таких сотрудников должны быть названы в соответствии с должностями, которые приведены в единых квалификационных справочниках или профессиональных стандартах. Это следует из положений части 2 статьи 57 Трудового кодекса.

Если в справочнике должность предусмотрена с половым признаком, например акушерка, медицинская сестра, санитарка, фасовщица и т. п., это не означает, что указанные должности могут замещать только лица женского пола. Если на одну из приведенных должностей будет принят мужчина, то должность, соответственно, будет иметь название «акушер», «медицинский брат (медбрат)», «санитар», «фасовщик». Это следует из положений пункта 7 раздела «Общие положения» Единого квалификационного справочника, утвержденного приказом Минздравсоцразвития от 23.07.2010 № 541н.

В случаях когда избежать названия должности с половым признаком невозможно, в графе «Наименование» штатного расписания отразите один из вариантов названия должности, например «медицинская сестра». В графе «Примечание» сделайте приписку «Должность «медицинская сестра» при замещении лицом мужского пола именуется «медицинский брат»». То есть закрепите сразу два названия. Это избавит от необходимости вносить изменения в штатное расписание каждый раз, когда на должность будут принимать сотрудника другого пола.

Ситуация: можно ли в штатном расписании в названиях должностей использовать английские слова или слова других иностранных языков. Например, IT-директор, HR-менеджер и т. п.

Да, можно, если понятно, какую трудовую функцию будет выполнять сотрудник.

Государственным языком России является русский язык (ч. 1 ст. 68 Конституции). Кадровые документы, в том числе штатное расписание, работодатель должен вести на нем. Поэтому наименования должностей в штатном расписании указывайте на русском языке (ч. 2 ст. 1 Закона от 01.06.2005 № 53-ФЗ).

В то же время работодателям предоставлена свобода в определении наименований должностей сотрудников. Поэтому допустимо использовать отдельные общепринятые английские сокращения или сокращения из других языков, которые не затрудняют понимания трудовой функции по должности. Например, IT-директор, HR-менеджер, PR-менеджер и т. п. Исключения составляют случаи, когда выполнение работ по должности или профессии связано с предоставлением льгот и компенсаций.

Нужно ли указывать в штатном расписании должности временных и сезонных сотрудников?

Ответ на этот вопрос зависит от конкретных обстоятельств приема на работу.

Так, если нужно принять временного сотрудника на период отсутствия основного сотрудника, за которым сохраняется место работы, то никаких изменений в штатное расписание вносить не нужно. Временного сотрудника принимают для выполнения работы только на период отсутствия основного сотрудника на его рабочее место (абз. 2 ч. 1 ст. 59 ТК).

Если работодателю необходимы сотрудники для выполнения краткосрочных работ в силу природных или климатических условий, то нужно создавать новые рабочие места и вносить их в штатное расписание (абз. 3, 4 ч. 1 ст. 59 ТК). При этом в штатном расписании у таких должностей сделайте в графе 10 примечание о сезонном характере работ. После того как сезон закончится, эти должности можно оставить вакантными или вывести их из штатного расписания.

Нужно ли указывать в штатном расписании должности или иные сведения о совместителях?

По общему правилу в штатном расписании нужно указывать все штатные единицы, в том числе неполные, независимо от того, кем они будут заняты впоследствии: совместителями или основными сотрудниками с неполным рабочим днем. Исключение касается лишь временных совместителей, которых приняли для замещения основных сотрудников: они не увеличивают количество единиц в штатном расписании.

В штатном расписании прописывать условия, на которых работают сотрудники, не нужно, так как штатное расписание включает сведения об общем количестве штатных единиц. Например, если в штатном расписании в графе «Количество штатных единиц» указано значение 0,5, это не означает, что на этой ставке работает совместитель. Половину ставки может получать и основной сотрудник, например, в случае работы неполный рабочий день.

Нужно ли включать в штат организации и штатное расписание надомных сотрудников?

Да, нужно. Однако, если надомника принимают временно для замещения основного сотрудника, он будет являться штатным сотрудником, но не будет увеличивать количество единиц в штатном расписании.

Любой сотрудник, с которым работодатель заключает трудовой договор, является штатным, и его должность должна быть указана в штатном расписании. Это правило не зависит от особенностей характера работы: совместительство, работа дистанционно, на дому. Исключение касается лишь временных сотрудников, которых приняли для замещения основных: они не увеличивают количество единиц в штатном расписании.

Таким образом, должности и штатные единицы надомных сотрудников, если они не являются временными заместителями основных сотрудников, должны быть указаны в штатном расписании. При этом все надомники, которые работают по трудовым договорам, являются штатными сотрудниками, как и любые другие сотрудники, с которыми заключен трудовой договор.

Нужно ли включать в штат организации и штатное расписание дистанционных сотрудников?

Да, нужно. Однако, если дистанционного работника принимают временно для замещения основного сотрудника, он будет являться штатным сотрудником, но не будет увеличивать количество единиц в штатном расписании.

Любой сотрудник, с которым работодатель заключает трудовой договор, является штатным, и его должность должна быть указана в штатном расписании. Это правило не зависит от особенностей характера работы: совместительство, работа на дому, дистанционно. Исключение касается лишь временных сотрудников, принятых для замещения основных: они не увеличивают количество единиц в штатном расписании.

Таким образом, должности и штатные единицы дистанционных сотрудников, если они не являются временными заместителями основных сотрудников, обязательно должны быть указаны в штатном расписании. При этом все дистанционные работники, которые работают по трудовому договору, являются штатными сотрудниками, как и любые другие сотрудники, с которыми заключен трудовой договор.

Можно ли внести в штатное расписание должности, прием на которые будет проходить через несколько месяцев или лет?

Да, можно, однако стоит иметь в виду ряд последствий.

В графе 4 штатного расписания указывают общее количество штатных единиц по должности. При этом законодательство не требует, чтобы все единицы, которые предусмотрены в штатном расписании, были заполнены.

В целях эффективной экономической деятельности работодатель самостоятельно и под свою ответственность принимает необходимые ему кадровые решения, в том числе по подбору персонала. Поэтому работодатель не обязан заполнять вакантные должности сразу после того, как ввел их в штатное расписание. На это указывают и суды – см., например, п. 10 постановления, утвержденного Пленумом Верховного суда от 17.03.2004 № 2.

Вместе с тем, если в штатном расписании есть вакантные должности, независимо от того, требуются на них сотрудники или нет, сведения о вакансиях нужно ежемесячно сообщать в службу занятости населения (п. 3 ст. 25 Закона от 19.04.1991 № 1032-1).

Также штатное расписание у многих работодателей является важным документом при планировании фонда оплаты труда (ФОТ) и финансовых бюджетов. По умолчанию суммы, которые предусмотрены в штатном расписании, включают в ФОТ. Если в штатное расписание включите вакансии на будущее и этот момент не учтете при формировании бюджета, то он будет завышенным.

Таким образом, работодатель вправе внести в штатное расписание должности, даже если сотрудников примут на них не сразу, а спустя некоторое время.

Обязательно ли вводить в штатное расписание организации должность главного бухгалтера?

Ответ на этот вопрос зависит от вида компании.

По общему правилу руководитель организации обязан возложить ведение бухучета на главного бухгалтера или иное должностное лицо либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухучета. При этом руководители субъектов малого и среднего предпринимательства вправе вести бухучет лично. Только руководитель кредитной организации обязан возложить ведение бухучета на главного бухгалтера. Об этом говорится в статьях 6, 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Таким образом, обязательно вводить в штатное расписание должность главного бухгалтера только кредитной организации. Остальные работодатели вправе должность бухгалтера вводить по своему усмотрению.

Обязан ли работодатель сообщать о вакантных должностях в службу занятости. Как и в какие сроки?

Да, обязан. Представлять сведения о свободных и вакантных рабочих местах, а в ряде случаев и об их отсутствии нужно ежемесячно. Конкретный порядок и сроки сдачи могут отличаться в зависимости от региона.

В целях эффективной экономической деятельности работодатель самостоятельно и под свою ответственность принимает необходимые ему кадровые решения, в том числе по подбору персонала. При этом законодательство не требует заполнять все вакантные должности по мере их возникновения.

Вместе с тем, если в штатном расписании есть свободные или вакантные места, независимо от того, требуются на них в текущий момент сотрудники или нет, сведения о них нужно ежемесячно сообщать в службу занятости населения (п. 3 ст. 25 Закона от 19.04.1991 № 1032-1).

При этом под вакантной понимают должность, по которой нет заключенных трудовых договоров, то есть она никем не занята. Под временно свободной понимают должность, по которой сотрудник отсутствует на работе по каким-либо причинам. Например, находится в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком или длительной командировке.

Расшифровка вакансии также встречается в указаниях по заполнению форм статистики, которые утверждены приказом Росстата от 05.07.2016 № 325. В целях сдачи статистических отчетов к вакантным рабочим местам относят места, которые освободились в случае увольнения сотрудников, ухода в отпуск по беременности и родам или в отпуск по уходу за ребенком, а также созданные рабочие места, на которые планируют принять сотрудников в течение 30 дней.

В рамках отчета в службу занятости о вакансиях следует сообщать как о свободных, так и о вакантных должностях (п. 3 ст. 25 Закона от 19.04.1991 № 1032-1). Поэтому подавайте сведения как о вакансиях, по которым не заключен ни один трудовой договор, так и о временно свободных должностях, по которым запланирован прием сотрудников.

Обязанность извещать о вакансиях не зависит от формы собственности работодателя и его статуса. Подробнее информацию о региональных особенностях см. в таблице.

В отдельных регионах может быть установлена обязанность подавать сведения не только о вакансиях, но и об их отсутствии. В таком случае работодатели по сути обязаны предоставлять сведения ежемесячно даже при отсутствии вакансий. Если такой оговорки в региональных законах нет, то сообщать об отсутствии вакансий не нужно (постановление Президиума ВАС от 27.09.2011 № 4908/11). Подробнее информацию о региональных особенностях см. в таблице.

Во многих регионах точной даты сдачи сведений не предусмотрено, достаточно соблюдать ежемесячную сдачу отчетов либо уточнить в региональном отделении службы занятости. Подробнее информацию о региональных особенностях см. в таблице.

По общему правилу подавать сведения о вакансиях нужно по форме, утвержденной приказом Минтруда от 26.02.2015 № 125н. Однако во многих регионах установлена своя собственная форма. Подробнее информацию о региональных особенностях см. в таблице.

За непредоставление информации о вакантных местах, а в отдельных регионах и об их отсутствии либо за предоставление сведений с нарушением срока работодатели несут административную ответственность. Штраф на должностных лиц составит от 300 до 500 руб., на юридических лиц – от 3000 до 5000 руб. (ст. 19.7 КоАП).

Шаг 5. Определите размер окладов и надбавок

В графе 5 штатного расписания укажите месячную заработную плату по тарифной ставке или окладу, проценту от выручки и т. д. Размер зависит от системы оплаты труда в организации и от конкретной должности.

Тарифную ставку или оклад укажите в рублях. Если невозможно заполнить графы штатного расписания в рублевом исчислении, укажите другие единицы измерения. Например, проценты, коэффициенты и пр.

Внимание: учтите, что ежемесячная заработная плата сотрудника, который отработал за этот период норму рабочего времени и выполнил нормы труда, не может быть ниже МРОТ (ч. 3 ст. 133 ТК).

При почасовой оплате труда в графе 5 укажите размер оплаты труда за час работы в рублях, а в графе 10 «Примечания» − «Почасовая оплата труда». Дайте ссылку на локальный документ, который регулирует порядок оплаты труда в организации. Например, положение об оплате труда. Такой вывод следует из абзаца 5 части 2 статьи 57 Трудового кодекса и раздела 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Когда нельзя определить фиксированный размер зарплаты, например при сдельной оплате труда, поставьте в графе 5 вместо оклада прочерк, а в графе 10 «Примечания» укажите «Сдельная оплата труда». Дайте ссылку на документ, который регулирует размер оплаты труда. Например, положение об оплате труда. Такой вывод следует из части 2 статьи 150 Трудового кодекса и раздела 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

В графы 6–8 штатного расписания внесите надбавки. Они включают стимулирующие и компенсационные выплаты: премии, доплаты, надбавки, в том числе региональные. Учитывайте системы оплаты труда, особенности труда или режима рабочего времени. Укажите надбавки, которые устанавливает законодательство, и те, которые работодатель утвердил в локальном нормативном акте. При этом показатели в графах 5–8 могут быть выражены не только в денежном эквиваленте – в рублях, но и в других единицах измерения. Например, в процентах, коэффициентах и т. п. При указании в штатном расписании региональной надбавки в графе 10 «Примечания» дополнительно укажите «Региональная надбавка» и дайте ссылку на документ, который предусматривает ее выплату, например Указ Президиума Верховного суда СССР от 26.09.1967 № 1908-VII.

Такие правила следуют из абзаца 5 части 2 статьи 57 Трудового кодекса и раздела 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Чтобы отразить сведения об общей зарплате специалистов одной должности в структурном подразделении в графе 9, сначала определите зарплату одного специалиста с учетом всех надбавок. Затем результат умножьте на количество одноименных штатных единиц в подразделении. Полученный результат внесите в штатное расписание.

Проверьте, чтобы итоговый показатель графы 9 совпадал с итоговым месячным фондом заработной платы. Если указываете оклад в рублях, а надбавки в процентах к заработной плате, в графе 9 поставьте прочерк, а в примечании дайте ссылку на документы.

Можно ли в штатном расписании по должности установить вилку окладов?

Нет, нельзя.

Статья 143 Трудового кодекса дает основание устанавливать в штатном расписании вилку должностных окладов по свободной должности от минимального до максимального размера. Это возможно в случае различий в разрядах профессий либо в категории квалификации должностей сотрудников. При этом трудовое законодательство обязывает работодателя обеспечивать сотрудникам равную оплату за труд равной ценности (ст. 22 ТК). Поэтому вилка окладов по одной профессии либо должности, которая не имеет градации по разряду или по категории, является дискриминацией в сфере труда (ст. 3 ТК).

Установить разную оплату труда в таком случае возможно за счет установления надбавок в зависимости от трудовых навыков сотрудника, сложности, количества, качества и условий выполняемой им работы. Надбавки отразите в графах 6–8 штатного расписания (ч. 1 ст. 132 ТК).

Аналогичные разъяснения дают специалисты Роструда в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1. Правомерность такой позиции подтверждают и суды. См., например, кассационное определение Верховного суда Удмуртской Республики от 08.08.2011 № 33-2789/11, апелляционные определения Алтайского краевого суда от 26.03.2014 № 33-2530-14, Ярославского областного суда от 05.05.2014 № 33-2519/2014, решение Савеловского районного суда г. Москвы от 03.06.2015 № 2-3726/2015.

Шаг 6. Подпишите и утвердите документ

Готовое штатное расписание подпишите у главного бухгалтера и сотрудника, который ответственен за кадровый учет. Затем утвердите документ приказом руководителя организации. Об этом сказано в разделе 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата от 05.012004 № 1.

Указанный подход применяйте, если организация использует и самостоятельно разработанную форму штатного расписания.

Пример оформления штатного расписания

Штат организации составляет 28 человек. Месячный фонд зарплаты – 894 000 руб. В штат, в частности, входят:

• директор (оклад – 80 000 руб.);
• секретарь (оклад – 25 000 руб.);
• главный бухгалтер (оклад – 45 000 руб.);
• бухгалтер (оклад – 35 000 руб.).

Ответственный за ведение кадрового учета – секретарь.

Секретарь составил штатное расписание по унифицированной форме и поставил свою подпись. Документ также подписал главный бухгалтер. Директор издал приказ об утверждении штатного расписания.

Обязана ли организация или индивидуальный предприниматель составлять штатное расписание?

В Трудовом кодексе не сказано, что штатное расписание должно быть в каждой организации или у индивидуального предпринимателя. Однако нет и документов, отменяющих практику его составления.

Штатное расписание применяют для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации (ст. 57 ТК, раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1).

В пользу оформления штатного расписания есть веские аргументы. Так, штатное расписание позволяет определить структуру организации, количество сотрудников, которые ей необходимы, денежные суммы на содержание работников. Также штатное расписание может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг, затрат).

Обязан ли работодатель знакомить сотрудников со штатным расписанием?

Нет, не обязан.

Все основные данные штатного расписания, которые имеют непосредственное отношение к сотруднику, – должность и условия оплаты труда – обязательно указывают в трудовом договоре. Если необходимо, то особенности оплаты труда разъясняют в локальных нормативных актах, которые регулируют порядок оплаты труда у работодателя. С актами сотрудника также знакомят при приеме на работу (ст. 57, ч. 3 ст. 68 ТК).

Штатное расписание к локальным нормативным актам не относится, поскольку не содержит нормы трудового права и работодатель не разрабатывает его самостоятельно, а только заполняет готовую унифицированную или собственную форму (ст. 5, 8 ТК).

Таким образом, штатное расписание является организационно-распорядительным документом и не относится к локальным нормативным актам, поэтому работодатель в общем случае не обязан знакомить сотрудников со штатным расписанием. Вместе с тем, такую обязанность работодатель может установить самостоятельно и прописать в коллективном договоре или локальном акте. Такие разъяснения содержит письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1. Правомерность данной позиции подтверждают и суды – см., например, апелляционное определение Нижегородского областного суда от 23.04.2013 № 33-3353/2013, определение Московского городского суда от 28.09.2010 № 33-30194.

При необходимости и по своему усмотрению работодатель может оформить сотруднику выписку из штатного расписания с информацией о должности, которую занимает сотрудник, и уровне оплаты труда по должности.

Нужно ли ежегодно утверждать новое штатное расписание?

Нет, не нужно.

Штатное расписание не имеет срока действия. Поэтому утверждать документ заново каждый год или с другой фиксированной периодичностью не нужно. Изменять штатное расписание и утверждать новое нужно только по мере необходимости в случае организационных изменений: расширения или сокращения штата или численности (п. 1 письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1). Если никаких изменений в структуре численности и штатного состава нет, то обновлять документ не нужно.

Как изменить штатное расписание?

Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость, поскольку частоту и периодичность изменения штатного расписания работодатель определяет самостоятельно (п. 1 письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1). Соответственно, переутверждать штатное расписание каждый год при отсутствии необходимости внести в него какие-либо изменения не нужно.

Кроме переименования должностей, изменения размера и состава выплат и т. п., в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к трансформации штатного расписания. Например, сокращение численности или штата сотрудников (ст. 180 ТК), организационные или технологические изменения (ст. 74 ТК) и т. д.

Внести изменения в действующее штатное расписание можно двумя способами:

• издать приказ о внесении изменений в штатное расписание;
• оформить штатное расписание в новой редакции и утвердить его соответствующим приказом.

Выбор того или иного варианта относится к компетенции работодателя. В случаях когда изменения носят единичный характер, например изменилось наименование должности сотрудника, удобнее издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. Тогда все вносимые изменения работодатель отразит в самом приказе, а в штатном расписании в разделе «Примечание» укажет номер и дату приказа о внесении изменений. Если же изменения носят массовый характер или затрагивают названия не только должностей, но и структурных подразделений, то в этом случае внести изменения будет удобнее путем оформления и утверждения штатного расписания в новой редакции.

Внимание: изменение штатного расписания в отношении должностей, которые заняты сотрудниками, должно сопровождаться в обязательном порядке и изменением трудовых договоров этих сотрудников, поскольку меняются их существенные условия: название должности, порядок оплаты труда, структурное подразделение, если оно зафиксировано в трудовом договоре.

Как составить штатную расстановку?

Штатная расстановка (штатный список, штатное замещение) представляет собой документ, который отражает, какие единицы в штатном расписании заняты, с указанием Ф. И. О. конкретных сотрудников, их табельных номеров и условий оплаты труда. При необходимости в этот документ могут быть включены и другие данные, например сведения о стаже работы или иные характеристики работников: инвалид, пенсионер, несовершеннолетний, совместитель и т. д.

Штатная расстановка не относится к документам, обязательным для ведения работодателями, но ее широко применяют на практике. Этот документ позволяет быстро сориентироваться и восстановить конкретные условия работы сотрудников в организации.

Унифицированной формы штатной расстановки законодательством не предусмотрено, поэтому ее составляют в произвольной форме. За основу, как правило, берут штатное расписание по унифицированной форме № Т-3, утвержденной постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, и дополняют необходимыми графами и столбцами.

По мере изменения фактической ситуации у работодателя – при закрытии вакансий, появлении новых, прочих кадровых передвижениях (увольнениях, переводах и т. п.) – в штатную расстановку вносят соответствующие изменения.

Если организация решит ввести оформление штатных расстановок в обязательном порядке, то срок их хранения составит 75 лет (п. 74 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558). На практике многие работодатели в силу необязательности документа ведут штатные расстановки только в электронном виде – без распечатки, дополнительного утверждения и подписания. В таком случае срок их хранения не регламентируется.