Когда и как оформлять и раздавать работникам расчетные листки

В какой срок компании следует выдать расчетный листок работнику?

Конкретных сроков, когда сотрудники должны получить расчетные листки, нет (ст. 136 ТК). Безопаснее раздать их до того, как выдадите деньги сотрудникам. Точный порядок пропишите в локальных актах компании. Например, в положении об оплате труда.

По какой форме составлять расчетные листки и нужно ли их заверять подписью руководителя или главбуха?

Единой формы расчетного листка нет, поэтому разработайте свой бланк и утвердите его приказом руководителя. Если в компании есть профсоюз, то согласуйте с ним проект формы (ст. 136, 372 ТК). Ставить на расчетных листках подписи должностных лиц компании не нужно.

Указывать ли в расчетном листке сведения об удержаниях из зарплаты?

Да, удержания из зарплаты отражайте в расчетном листке. Всего в нем должно быть четыре вида сведений. Во-первых, составные части зарплаты, например оклад, надбавки, премии. Во-вторых, другие суммы, которые начислены работнику, такие как больничные пособия, компенсации. В-третьих, удержания. В-четвертых, итоговая денежная сумма, которая положена сотруднику (ст. 136 ТК).

Можно ли отправлять расчетные листки по электронной почте?

Да, вы вправе не выдавать сотрудникам бумажные расчетные листки, а отправлять их по электронной почте. Минтруд не против (письма от 23.10.2018 № 14–1/ООГ-8459, от 21.02.2017 № 14–1/ООГ-1560). Но предварительно закрепите порядок в трудовом или коллективном договоре либо в положении об оплате труда. Сотрудников попросите написать заявления, на какой адрес электронной почты присылать листки. Безопаснее также взять с каждого согласие на обработку персональных данных.

Нужно ли выдавать расчетный листок, если выплат работникам не было?

Нет, не нужно. Расчетный листок вручают, когда выдают зарплату (ч. 1 ст. 136 ТК). Если зарплату не выплачивали, то и расчетный листок не оформляйте.

Выдавать сотрудникам расчетные листки при выплате отпускных?

Нет, не нужно. Оплата отпуска — не зарплата. На время отдыха за работником сохраняется средний заработок. Поэтому и расчетный листок при выплате отпускных не оформляйте (ст. 129 ТК, п. 3 письма Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1).

Нужен ли расчетный листок, когда выдаем аванс?

Можете не выдавать расчетные листки на аванс. Ведь в этот момент еще не известны некоторые части зарплаты, например премии и надбавки. Чиновники также не видят нарушения в том, чтобы выдавать листки раз в месяц (письма Роструда от 20.05.2011 № 1375-6-1, Минтруда от 24.05.2018 № 14–1/ООГ-4375).

Сотрудник на словах просит, чтобы бухгалтерия передала ему расчетный листок через коллегу. Письменное согласие не дает. Чем рискует компания, если пойдет навстречу сотруднику?

Есть риск, что компанию оштрафуют на 75 000 руб. за нарушение законодательства о защите персональных данных (ч. 2 ст. 13.11 КоАП). В расчетном листке есть личная информация о сотруднике. Передавать такие сведения третьим лицам без письменного согласия работника запрещено (п. 1 ст. 3, ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Как подтвердить, что сотрудники получили расчетные листки?

Собирайте подписи сотрудников, когда выдаете им расчетные листки. Например, заведите для этого журнал учета и выдачи листков или добавьте дополнительный столбец в платежную ведомость. Другой вариант — разделить расчетный листок на две части. Одну сотрудник оставит себе, а в другой поставит подпись и вернет в бухгалтерию. Передачу расчетного листка по электронной почте подтвердит уведомление об отправке.

Какие штрафы грозят компании, которая не выдает расчетные листки?

Если трудовые инспекторы на проверке обнаружат, что сотрудники не получают расчетные листки, то оштрафуют компанию на сумму до 50 000 руб. Ответственность установлена и для руководителя. Его оштрафуют на сумму до 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).