Содержание статьи
Как безопасно списать бензин?
Налоговики снимают расходы на топливо, даже если путевые листы в идеальном порядке. Причина в том, что расход бензина слишком велик по сравнению со средним показателем у похожих машин. Но можно защитить затраты, если установить топливные нормы.
Проверяющие сравнят расход топлива в вашей компании с нормами Минтранса. Большие отклонения могут вызвать претензии налоговиков. Они снимут расходы и доначислят пени и штраф — 20 процентов от недоимки (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 № А53-24671/2014).
Чтобы без опаски списывать затраты на бензин, обоснуйте их (ст. 252 НК). В этом поможет приказ о топливных нормах. Он защитит расходы компании, если налоговики посчитают их нереальными (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 08.08.2018 № Ф08-6112/2018).
Есть разные способы определить топливные нормы. Мы расскажем о трех самых распространенных и дадим образцы документов. Выбирайте, какой вам больше подходит.
Способ 1 — взять нормы из распоряжения Минтранса. Нормативы, которые утвердил Минтранс, обязательны только для транспортных компаний (письмо Минфина от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875). Но это гарантированный способ обосновать расходы даже для компаний, которые не относятся к транспортным. Сделайте расчет с учетом повышающих коэффициентов, которыми вправе воспользоваться компания. Составьте приказ с обоснованием расчета. Так вы докажете, что ваши нормы не выходят за пределы норм Минтранса.
Перед тем как официально утвердить такие лимиты, проверьте, укладываются ли в них ваши расходы. Компания рискует, если фактические расходы окажутся больше. Налоговики могут снять такие расходы (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 08.08.2018 № Ф08-6112/2018). Чтобы этого не произошло, посчитайте свой норматив вторым способом. Если же и он не подходит, воспользуйтесь третьим вариантом.
Способ 2 — сделать расчет на основе норм завода-изготовителя. Такой способ одобряют и Минтранс, и Минфин (письмо Минфина от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12). Подробнее о нем.
Способ 3 — установить собственные нормы. Чтобы обосновать свои нормы, проведите контрольный заезд и составьте акт. Как это сделать.
Способ № 1. Установить нормы из распоряжения Минтранса
Нормы расхода топлива, которые Минтранс утвердил своим распоряжением, касаются транспортных компаний (Распоряжение Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р). Но налоговики не против, если ориентироваться на них будут любые другие организации (письмо УФНС по Ленинградской области от 05.11.2015 № 08-14-03/13321). В последний раз Минтранс обновлял лимиты в сентябре 2018 года.
Минтранс разрешает корректировать стандартный расход топлива на коэффициенты в зависимости от условий эксплуатации машины. К примеру, лимит может зависеть от износа автомобиля и местности, где его используют. При этом бывают не только повышающие коэффициенты, но и понижающие. Например, в сельской местности с хорошими дорогами расход топлива меньше стандартного норматива.
Чтобы установить лимиты на бензин по рекомендациям Минтранса, возьмите базовую норму из таблиц в пункте 7 Методических указаний (утв. распоряжением Минтранса № АМ-23-р). Проверьте, есть ли в пунктах 5 и 6 поправочные коэффициенты для вашего автомобиля. Затем рассчитайте норму по этой формуле:
| Пример 1. Как посчитать норму для расхода топлива по правилам Минтранса
У компании есть КамАЗ 43114-15 с объемом двигателя 10,85 литра. Стандартный норматив потребления дизельного топлива — 29 литров на 100 километров. Организация работает в Москве, поэтому использует поправочный коэффициент — 35 процентов. Компания рассчитала норматив по формуле:
|
Зафиксируйте норматив в приказе директора (письмо Минфина от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875). На какой срок составлять приказ, компания решает сама. Проследите, чтобы в этом документе были все реквизиты. О них — ниже. Не обязательно составлять его ежегодно и ограничивать срок действия.
На все автомобили компании можно издать один приказ. Если нормативы отличаются, перечислите их для каждой машины отдельно. Когда поменяется состав автомобилей или условия эксплуатации, внесите в приказ изменения или издайте новый. Что написать в приказе, смотрите на образце.
Основание : Напишите в приказе, чем руководствовались, когда устанавливали норматив. Например, сошлитесь на распоряжение Минтранса. Автомобиль: Назовите в приказе марку и номер всех автомобилей, для которых устанавливаете норматив.
Сезоны: Укажите в приказе период действия зимних и летних коэффициентов. Тогда не потребуется издавать дополнительные приказы о переходе с одной нормы на другую.
Способ № 2. Взять нормы из документов завода-изготовителя
Минтранс разрешает пользоваться не только нормами, которые установил он сам, но и нормами завода-изготовителя (п. 7 Методических указаний, утв. распоряжением Минтранса № АМ-23-р). Но это правило не для всех, а только для легковых машин.
Заводскую норму можно найти в техпаспорте автомобиля, на сайте производителя или выяснить в представительстве завода. Узнайте, как проводили замеры. Минтранс разрешает учитывать только те, которые делали по правилам ООН № 15 или № 101. Обычно об этом написано в документах на машину.
Формула для расчета норматива такая же, как для базовых лимитов Минтранса. К заводской норме компания также вправе применять поправочные коэффициенты.
| Пример 2. Как считать норматив по документам завода
Курьер компании ездит на автомобиле Lada Vesta. Норматив потребления по документам завода — 8,5 литра бензина на 100 километров. Компания увеличит его на поправочный коэффициент из таблицы № 7 распоряжения № АМ-23-р. Объем двигателя Lada Vesta 1,6, значит, коэффициент — 1,15. Организация работает в Москве, поэтому скорректирует норму на поправочный коэффициент — 35 процентов. Увеличит расход топлива дополнительно на 7 процентов, так как в машине установлен климат-контроль. Компания рассчитала норматив по формуле:
|
Составьте приказ, как в образце 1. Напишите в нем, что нормы взяли из технической документации завода-изготовителя.
|
Способ № 3. Установите норму самостоятельно
Компания вправе установить свои нормы на бензин (п. 1 ст. 252 НК). Это выгодно, если расход больше топлива, чем в нормах Минтранса.
Проще всего обосновать собственные нормы на бензин — провести контрольный заезд и составить акт о его результатах. Для этого создайте комиссию, которая их зафиксирует и оформит документ. Для надежности замеров лучше провести как минимум два заезда.
В акте контрольного заезда укажите состав комиссии, сезон проведения заезда, данные автомобиля, информацию о маршруте. Рассчитайте расход топлива по результатам замеров бензина в баке на начало и конец поездки. На основании акта издайте приказ. Используйте любую форму, например как на образце 1. Но укажите, что компания разработала собственные нормы расходования топлива, которые подтверждены актами контрольных заездов. Образец акта — ниже.
Период: Сделать один контрольный выезд для всех сезонов не получится. Для зимы и лета понадобится составлять отдельные акты.
Маршрут: Укажите точный маршрут следования автомобиля, чтобы подтвердить расстояние, которое прошел автомобиль.
Расход: Пусть комиссия рассчитает фактический расход топлива по замерам остатка бензина. А в рекомендациях напишет, какой должна быть норма.