Как правильно отразить в путевом листе маршрут движения
Олег Хороший, начальник отдела налога на прибыль организаций департамента налоговой и таможенной политики Минфина России
Сведения о маршруте движения автомобиля не входят в перечень обязательных реквизитов путевого листа. Но документ можно дополнять другими реквизитами, которые нужны организации (приказ Минтранса от 18.09.2008 № 152). Следовательно, данные о маршруте допустимо включить в путевой лист в качестве дополнительного реквизита. Подтверждает это письмо Минтранса от 14.05.2019 № ДЗ/10239-ис.
Если в путевом листе не будет информации о маршруте, сотрудники ГИБДД за это не штрафуют. Но сведения о маршруте нужны, чтобы обосновать расходы на ГСМ и подтвердить реальность поездки в налоговом учете. Специалисты Минфина считают, что организация может использовать путевой лист как один из документов, который подтверждает расходы на ГСМ (письмо от 14.05.2019 № 03-03-06/1/354).
Когда приводите данные о маршруте, не используйте формулировки «по городу», «по заданию». Из общих формулировок невозможно определить, в каких целях использовали автомобиль. Если перед началом поездки точный маршрут неизвестен, его можно вписать в путевой лист позже. Когда в путевом листе нет подробного маршрута или указаны нереальные адреса и названия контрагентов, инспекторы могут посчитать, что фактически служебной поездки не было.
Правильное заполнение путевого листа
Указывайте начальную, промежуточные и конечную точки. Адрес пишите с номером дома, офиса, строения. Например, так: «Место отправления – город Люберцы, Московская область, Волковский переулок, д. 3, место назначения – город Владимир, Владимирская область, ул. Садовая, д. 15». Кроме того, укажите время выезда, прибытия и километраж на протяжении всего маршрута.
Водитель должен прописать каждый адрес, где он побывал в течение рабочего дня. Не лишним будет дополнительно указать контрагента, мероприятия, куда следует автомобиль. При этом название контрагента и адреса должны быть реальными. Опишите маршрут движения так, чтобы по этим данным точно можно было определить, что автомобиль выехал по служебным делам. Если этого не сделать, налоговая снимет расходы по налогу на прибыль. Такого же мнения придерживаются суды (см., например, постановления Арбитражного суда Поволжского округа от 02.12.2016 № Ф06-15152/2016, Уральского округа от 08.05.2015 по делу № А50-14001/2014). А стоимость бензина инспекторы включат в доходы физлица, доначислят НДФЛ и страховые взносы (письма Минфина от 09.03.2017 № 03-04-05/13125, от 11.06.2014 № 03-04-05/28243).
Дополнительно можно подтвердить маршрут записью из навигатора. Если включить в навигаторе функцию «Запись трека», можно записать весь пройденный путь, а потом выгрузить запись на компьютер. Кроме того, запись поможет в тех ситуациях, когда водителю пришлось пройти большее расстояние из-за пробок, аварий, ремонта дорог.
Когда точный адрес отсутствует, укажите название рядом расположенного населенного пункта, километровую отметку либо координаты из навигатора с указанием широты и долготы. Правомерность такого заполнения подтверждают судьи (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25.02.2016 № Ф08-626/2016).
Производственную цель поездки можно доказать иными документами, например, отчетами по эксплуатации транспортного средства, картами, товарно-транспортными накладными с адресами покупателей и поставщиков. Однако при таком способе не исключены споры с проверяющими. Иногда судьи принимают такие документы и отменяют доначисления (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 24.04.2015 № Ф06-23360/2015).