Когда с компенсации за машину не удерживают НДФЛ

Когда с компенсации за машину не удерживают НДФЛ

При выплате сотруднику компенсации за использование в работе личной машины, не удерживайте с нее НДФЛ. Но только если есть все нужные документы, о которых напомнил Минфин.

Если договорились с работником, что он использует свой личный автомобиль, к примеру, для служебных поездок, то платите компенсацию. Кроме того, ему необходимо возместить расходы на топливо и запчасти. Размер компенсации и возмещаемых расходов установите в отдельном соглашении или дополнительном соглашении к трудовому договору (ст. 188 ТК).

С компенсации и расходов не удерживайте НДФЛ и не платите страховые взносы независимо от их размера (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК). Но приготовьтесь, что налоговики потребуют обосновать размер компенсации, а также подтвердить сумму расходов и право собственности сотрудника на автомобиль. Кроме того, они проверят, действительно ли автомобиль использовали для нужд компании. Какие документы должны быть в компании, чтобы у проверяющих не возникло претензий, — ниже.

Сумма компенсации, которую можно включить в расходы по прибыли, ограничена (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК). Если объем двигателя не превышает 2000 куб. см, то в расходах можно учесть 1200 руб. в месяц. Когда объем больше, максимальная сумма расходов — 1500 руб. Учитывайте, что эта сумма включает в себя все сопутствующие расходы — топливо, ремонт и т. д. (постановление Правительства от 08.02.2002 № 92, письмо Минфина от 26.12.2018 № 03-03-06/1/94971).

Источник: письмо Минфина от 03.09.2019 № 03-04-05/67569

Документы, которые подтвердят и обоснуют компенсацию за личную машину