Компенсация за использование личного автомобиля сотрудника

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 ТК. Смотрите в рекомендации, как рассчитать и обосновать размер выплаты, какие документы оформить.

Кому положена компенсация

Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.

Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 ТК обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Расчет размера компенсации

Размер компенсации за использование личного автомобиля официально не установлен. Никаких требований к размеру компенсации и ее расчету в трудовом законодательстве нет.

Пропишите формулу расчета и сумму компенсации в трудовом договоре, дополнительном соглашении или отдельном приказе. Методику расчета разработайте самостоятельно. В частности, работодатель вправе приравнять сумму компенсации к стоимости услуг такси, каршеринга или аренды транспортного средства в местности, где эксплуатируют технику. Можно взять за основу также нормы из постановления Правительства от 08.02.2002 № 92.

Компенсацию можно установить в твердой сумме за месяц, независимо от времени и интенсивности использования авто. А можно каждый месяц делать расчет компенсации в зависимости от интенсивности поездок. В любом случае не платите компенсацию за время, когда сотрудник не использовал машину – был в отпуске или болел.

Для расчета компенсации используйте данные:

износа и срока полезного использования машины;
интенсивности использования;
о затратах на текущий ремонт, техобслуживание и ГСМ.

Чтобы посчитать износ, используйте правила бухучета по амортизации автомобилей.

Как определять, насколько интенсивно используют авто, в законодательстве не сказано. Установите такой порядок внутри организации отдельным приказом или соглашением. Например, можно разделить поездки по городу и вне его пределов. Можно учитывать тип поездок – курьерские, доставка груза, встречи с клиентами и пр. Параметры интенсивности организация вправе определить самостоятельно, учитывая специфику своей деятельности.

Затраты на текущий ремонт, техобслуживание можно рассчитать по формуле:

Затраты на текущий ремонт, техобслуживание в месяц

=

Расходы на ремонт и техобслуживание за прошлый год или планируемая сумма расходов

:

Сумму ГСМ по транспортному средству определите по кассовым чекам, квитанциям на покупку топлива, путевым листам и данным механика. Это следует из писем УФНС по Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797, от 04.03.2011 № 16-15/020447, Минздравсоцразвития от 26.05.2010 № 1343-19, ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260.

Важно установить компенсацию в разумных пределах. В противном случае организация может столкнуться с претензиями проверяющих к расчету НДФЛ и страховых взносов.

Напомним, что компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами в размере, который согласовали работодатель и сотрудник (п. 1 ст. 217 НК, ст. 188 ТК, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Чтобы подтвердить размер компенсации за использование личного автомобиля для ИФНС и ФСС, подготовьте документы:

соглашение между работодателем и работником об использовании личного автомобиля с суммой и расчетом компенсации;
копия свидетельства о регистрации транспортного средства;
копия паспорта транспортного средства (ПТС);
путевые листы, журнал учета служебных поездок, маршрутные листы и т. п.;
кассовые и товарные чеки, накладные, квитанции на покупку ГСМ;
приказ о выплате компенсации.

Документальное оформление

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему. В дополнительном соглашении укажите конкретный срок выплаты компенсации с условием пролонгации, если это необходимо. Когда истечет этот срок, прекратите выплачивать компенсацию.1

За то, что сотрудник использует автомобиль в служебных целях, платите ему компенсацию и возмещайте расходы в связи с использованием машины. Размер возмещения расходов определяйте в письменном соглашении сторон трудового договора. Об этом сказано в статье 188 ТК.

В действующем законодательстве нет требований о том, что выплату компенсации надо прописывать именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК).

Организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. Когда сотрудник ставит подпись об ознакомлении с приказом, он тем самым подтверждает, что стороны заключили письменное соглашение. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24.12.2008 № Ф04-5698/2008 (11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21.10.2008 № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из письма Минфина от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140.

В приказе укажите конкретные сроки выплаты компенсации. При досрочном прекращении выплаты издайте соответствующий приказ.

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы

Да, нужно.

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина от 05.12.2012 № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

Путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

не удерживать НДФЛ с суммы компенсации;
учесть сумму компенсации при расчете УСН.

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406, от 13.04.2007 № 14-05-07/6, УФНС по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006 № А66-7112/2005).

Совет: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения

Нормы НК не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;
свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;
обосновывающие расчет суммы компенсации;
подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.

Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).

Данный подход подтверждается арбитражной практикой(см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 30.05.2012 № А12-15477/2011, Московского округа от 19.12.2011 № А40-152815/10-116-694, Центрального округа от 10.04.2006 № А48-6436/05-8).

Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

Ситуация: может ли директор от имени организации подписать приказ о выплате себе компенсации за использование своего личного автомобиля в производственных целях

Да, может.

Никаких препятствий для того, чтобы директор подписал такой приказ, нет.

Помимо компенсации за использование личного имущества организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов можно определить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему). Это следует из положений статьи 188 ТК.

При этом трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) с директором должен подписать:

председатель совета директоров (или наблюдательного совета) – от имени акционерного общества (п. 3 ст. 69 Закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ);
тот, кто председательствовал на общем собрании участников, где было принято решение о дополнении трудового договора, либо участник общества, который уполномочен решением общего собрания, – от имени ООО или акционерного общества, в котором совет директоров (наблюдательный совет) не создавался или эти полномочия не были ему переданы (п. 1 ст. 40 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ, п. 3 ст. 69 Закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ).

Подписать трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) может и человек, который будет наделен полномочиями подписывать подобные соглашения. Предоставить лицу такое право можно, выдав ему соответствующую доверенность.

Как начислять компенсацию

Есть два варианта, как начислять компенсацию. Во-первых, выплату можно делать ежемесячно в твердой сумме, независимо от количества календарных дней в месяце. Во-вторых, можно учитывать, насколько интенсивно сотрудник использует машину. В любом случае не начисляйте компенсацию за то время, когда человек не работал – находился в отпуске или болел.1

Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника документы о праве собственности на автомобиль: копии паспорта транспортного средства и свидетельства о регистрации автомобиля в ГИБДД. Если человек не является собственником машины, нужен также документ о его праве управлять авто, например доверенность от супруги.Такие выводы следуют из писем Минфина от 13.04.2007 № 14-05-07/6 и от 29.12.2006 № 03-05-02-04/192, МНС от 02.06.2004 № 04-2-06/419.

Налогообложение

При расчете УСН сумму компенсации за использование личного автомобиля сотрудника можно учесть только в пределах нормативов и только организациям, которые уменьшают доходы на сумму расходов.

Бухучет

В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73
– начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника).

Пример отражения в бухучете компенсации за использование личного автомобиля сотрудника для служебных поездок

В июне приказом руководителя ООО «Альфа» менеджеру организации А.С. Кондратьеву была назначена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок. Условия эксплуатации автомобиля оговорены в дополнительном соглашении к трудовому договору с Кондратьевым.

Объем двигателя автомобиля составляет 1500 куб. см. Сумма компенсации – 1200 руб. в месяц. Компенсация выплачивается начиная с 1 июля.

В июле 23 рабочих дня. С 9 по 13 июля включительно Кондратьев болел. Поэтому компенсация ему положена за 18 рабочих дней. Сумма компенсации составляет:
1200 руб. : 23 дн. × 18 дн. = 939 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводку:

Дебет 26 Кредит 73
– 939 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного автомобиля для служебных поездок.

Можно ли на УСН учесть компенсацию за использование автомобиля сотрудника, если автомобиль оформлен на другое лицо

Нет, нельзя.

Подпункт 12 пункта 1 статьи 346.16 НК позволяет уменьшить налоговую базу по единому налогу на сумму компенсации за использование личного автомобиля сотрудника (в пределах норм, утв. постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92).

Если автомобиль находится в совместной собственности сотрудника и другого лица, то сумму компенсации можно учесть при расчете единого налога. Такая ситуация может возникнуть, например, если машина является совместной собственностью супругов. По общему правилу имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью, если договором между ними не установлено иное (п. 1 ст. 256 ГК, ст. 34 СК). И в этом случае сотрудник является одним из собственников автомобиля, то есть автомобиль считается его личным имуществом. И, соответственно, к сумме компенсации за его использование однозначно применяются нормы подпункта 12 пункта 1 статьи 346.16 НК. Аналогичные выводы следуют из писем Минфина от 05.12.2012 № 03-03-06/1/629 и от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49.

Автомобиль может быть оформлен на организацию-работодателя, которая является собственником автомобиля и несет расходы по его содержанию и эксплуатации. Если при этом организация производит сотруднику какие-либо выплаты за использование автомобиля, то такие выплаты при расчете единого налога не учитывайте. Объясняется это тем, что в этом случае сотруднику вообще не положена компенсация, поскольку он не несет никаких расходов. Такой вывод следует из совокупности положений статей 164 и 188 ТК. Соответственно, выплата сотруднику не будет считаться компенсационной.

Вопрос о том, можно ли учесть при расчете единого налога компенсацию за использование автомобиля в других случаях, является спорным.

По мнению специалистов Минфина, личным имуществом признается только то имущество, которым сотрудник владеет на праве собственности. То есть уменьшить доходы на сумму компенсации за использование личного автомобиля сотрудника можно, если человек является его собственником. Соответственно, компенсацию, которую организация выплачивает сотруднику, управляющему машиной, которая оформлена на другое лицо (за исключением случая, когда сотрудник владеет машиной на праве совместной собственности), учесть при расчете единого налога нельзя. Такие выводы следуют из писем Минфина от 05.12.2012 № 03-03-06/1/629, от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49 и от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150.

Вместе с тем, требований о том, чтобы сотрудник был собственником автомобиля, глава 26.2 НК не содержит. Понятие личного имущества в законодательстве отсутствует. Поэтому личным имуществом сотрудника можно признать имущество, принадлежащее ему на любом законном основании. Человек (организация) вправе выдать сотруднику доверенность на управление автомобилем. Доверенность – это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами (п. 1 ст. 185 ГК). Следовательно, она может быть признана законным основанием для владения транспортным средством. То есть автомобиль, которым человек пользуется по доверенности, можно рассматривать как его личное имущество. Поскольку сотрудник использует автомобиль в интересах организации, компенсационные выплаты за эксплуатацию автомобиля можно учесть при расчете единого налога (в пределах норм, утв. постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92), но при выполнении условий, предусмотренных пунктом 2 статьи 346.16 и статьей 252 НК:

компенсация должна быть экономически обоснованна. Учесть ее можно, только если работа сотрудника связана с разъездами;
компенсация должна быть документально подтверждена. Для этого ее нужно выплатить на основании приказа руководителя организации, где указан размер компенсации.

Ранее специалисты финансового ведомства признавали возможность учитывать компенсацию в расходах, если сотрудник пользуется автомобилем по доверенности (не выдвигая при этом условия о собственности) (письмо Минфина от 27.12.2010 № 03-03-06/1/812). Аналогичная позиция отражена и в письме УФНС по Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797.

С учетом более поздней позиции Минфина возможно возникновение рисков при включении в состав налоговых расходов сумм компенсации сотруднику, который управляет машиной, оформленной на другое лицо (и не является собственником автомобиля). Арбитражная практика по данному вопросу пока не сложилась.

Несмотря на то что приведенные письма адресованы плательщикам налога на прибыль, выводы, сделанные в них, можно распространить и на организации на упрощенке – нормы подпункта 12 пункта 1 статьи 346.16 аналогичны формулировке подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК.