Содержание статьи
Документы для подотчета
Несмотря на существенный рост доли безналичных расчетов, организации и ИП до сих пор нередко приобретают товары (работы, услуги) через подотчетных лиц с оплатой наличными или электронным средством платежа с его предъявлением (чаще всего это расчеты банковской картой). Каковы в этом случае особенности оформления взаимоотношений с подотчетником?
Расчеты между организациями или ИП: дополнительные реквизиты кассового чека
Напомним, что с 1 июля 2019 года в кассовый чек, формируемый при расчете между организациями 1 , должны быть включены дополнительные реквизиты (п. 6.1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 в„– 54-ФЗ):
- наименование организации или ФИО предпринимателя-покупателя и его (ее) ИНН;
- сведения о стране происхождения товара;
- сумма акциза (если она есть);
- номер таможенной декларации (если возможно ее указать).
Необходимость этих реквизитов обусловлена тем, что при выдаче кассового чека продавец уже не обязан формировать (выставлять) счет-фактуру (п. 7 ст. 168 НК РФ).
Но как продавцу определить, его покупатель — это представитель организации или частное лицо? Например, клиент ресторана, который расплачивается за компанию, — это «просто физлицо», которое отмечает праздничную дату, или топ-менеджер, пригласивший деловых партнеров обсудить дальнейшее сотрудничество?
По мнению Минфина и ФНС, главный признак подотчетного лица — наличие у него доверенности на совершение расчетов от имени организации. Кроме того, при взаимоотношениях между организациями оформляется договор. Поэтому если продавец не может точно определить, что он взаимодействует именно с подотчетником, он должен оформлять документы так, как при расчетах с обычным физлицом (см., например, письма Минфина России от 05.08.2019 в„– 03-01-15/58816 и от 24.10.2018 в„– 03-01-15/76387, ФНС России от 10.08.2018 в„– АС-4-20/15566@).
Как оформить взаимоотношения с подотчетником
На самом деле случаев, когда покупателя-физлицо можно достоверно назвать представителем организации, не так много. Ведь если между организациями заключен договор, это означает наличие долгосрочных отношений. С учетом установленного ограничения суммы наличных расчетов оплата в таких ситуациях чаще всего осуществляется в безналичном порядке.
Когда же расчеты осуществляются наличными или банковской картой, чаще всего никакого договора просто нет.
Здесь у организации есть несколько вариантов оформления взаимоотношений с подотчетным лицом.
Подотчетник как физлицо
Первый вариант — самый простой. Подотчетник действует как обычное физическое лицо, не сообщая продавцу о своем статусе. В этом случае он получит документы (в первую очередь — чек ККТ) без указания реквизитов покупателя.
В настоящее время ФНС России не видит в этом каких-либо проблем, в том числе разрешает принимать расходы, подтвержденные такими чеками. Такая ситуация рассматривалась в разделе «Все вопросы и ответы» на официальном сайте ФНС. На вопрос, можно ли учесть расходы, если кассовый чек был выдан подотчетнику как физлицу, то есть без указания реквизитов, предусмотренных п. 6.1 ст. 4.7 Федерального закона в„– 54-ФЗ, сотрудники ведомства отвечают: «Да, можно. Кассовый чек, выданный физическому лицу, в том числе подотчетному, является первичным документом, на основании которого организация (ИП) может учесть расходы».
Однако эта позиция формально уязвима. Подотчетник в данном случае может рассматриваться не просто как физлицо, а как представитель организации, ведь он действует в ее интересах (пусть даже у него и не будет доверенности). А одобрение его расходов (пусть даже и последующее), подтвержденное утвержденным авансовым расчетом, в силу п. 2 ст. 183 ГК РФ создает последствия непосредственно для представляемого, то есть для организации. Значит, поскольку отношения возникли между продавцом и организацией-работодателем, требуется чек со всеми дополнительными реквизитами.
Тем не менее, как следует из позиции ФНС России, налоговые органы вряд ли будут в ближайшее время применять эту логику.
По доверенности от имени организации
Второй вариант — более сложный. Если подотчетнику нужно что-то купить, он получает доверенность от имени организации на совершение определенных действий (например, приобретение тех или иных материальных ценностей), предъявляет ее продавцу и дальше уже взаимодействует с ним как представитель организации. При этом в доверенности может и не быть указан конкретный продавец, она может просто предоставлять полномочия взаимодействовать с любым продавцом по усмотрению представителя (подотчетного лица).
Однако такой порядок явно создаст подотчетному лицу значительные проблемы. Некоторые продавцы могут просто отказаться с ним работать, так как, например, ЕНВД при розничной торговле в принципе не предполагает возможности взаимодействовать с покупателями-физлицами, то же самое относится и к патенту, по которому работает продавец-ИП. А некоторые продавцы просто не захотят возиться и вносить в чек данные покупателя, даже если смогут это сделать.
По агентскому договору
Наконец, еще один, третий вариант — оформить посреднический (например, агентский) договор между организацией и работником. Такой порядок, на первый взгляд, решает все возможные проблемы, ведь в этом случае работник действует как агент от своего имени, но за счет принципала-работодателя. Значит, в чеке никаких реквизитов организации-покупателя не будет на законном основании, а агент при передаче товаров принципалу-организации уже ККТ применять не должен.
В то же время этот вариант совсем не безупречен с юридической точки зрения. Во-первых, фактически никаких гражданско-правовых отношений между работодателем и работником нет, работник просто выполняет свои обязанности. Следовательно, агентский договор будет мнимым или притворным (в зависимости от того, как трактовать ситуацию), то есть ничтожным в силу ст. 170 ГК РФ. Во-вторых, агентский договор предполагает обязательную выплату агентского вознаграждения (ст. 1006 ГК РФ). А систематическое получение вознаграждения по гражданско-правовому договору — это признак предпринимательской деятельности (п. 1 ст. 2, ст. 23 ГК РФ). Значит, при проверке сотруднику могут предъявить претензии об отсутствии регистрации в качестве ИП. Кроме того, на сотрудника могут быть возложены обязанности ИП — такие как применение ККТ, уплата налогов и пр.
Исходя из изложенного, последний вариант вряд ли можно рекомендовать в качестве «рабочего».
Таким образом, идеального варианта оформления документов в этой ситуации просто нет. А значит, лучшим порядком действий будет оплата всех покупок, необходимых компании, в безналичном порядке. И все больше организаций идут именно этим путем, сводя кассовые операции к нулю.
1 - Здесь и далее для удобства будем считать, что при упоминании организации имеется в виду и ИП (если из контекста прямо не следует иное).
