Как автоматизировать ввод первички и сэкономить миллион?

Как автоматизировать ввод первички и сэкономить миллион?

Еще недавно я работала бухгалтером и на своем опыте знаю, как главбухам не хватает времени в отчетный период. Руководитель предложил нанять мне помощников, но я нашла другой способ и сэкономила компании деньги, а себе нервы. Расскажу, как мне это удалось.

В 2017 году я работала главбухом в компании. Подчиненные у меня были, заносили первичные документы. Руководитель решил расширить сферу деятельности, а это предполагает значительное увеличение объемов документооборота. Мне в помощь директор предложил нанять двух бухгалтеров, чтобы вносили первичку в учетную программу.

Я разместила вакансии и потратила кучу времени на собеседования. Но когда энтузиазм поутих, подумала: а действительно ли это лучшее решение? Решила просчитать, сколько денег понадобится, чтобы содержать новых сотрудников. Расчеты проводила исходя из зарплаты в 50 000 руб. в месяц на одного сотрудника. Кроме того, включила в смету затраты на подбор персонала, обустройство рабочих мест и страховые взносы, ведь их тоже оплачивает компания. Получилось, что потребуется не меньше 1,5 млн руб. Подробные расчеты — в таблице 1.

Таблица 1. Годовые затраты на двух сотрудников бухгалтерии

Сумма для нашей компании выходила существенная. Посовещавшись с руководителем, решили искать другой вариант. Первое, что пришло в голову, — передать ввод первички сторонней организации. Покопалась в интернете, обзвонила несколько компаний. Получалось, что такой подход выгоднее на 30 процентов по сравнению с двумя новичками. Не ахти какая экономия, но все же. Однако поразмыслив, отмели и этот вариант. Решили, что передавать документы сторонней организации рискованно — а вдруг потеряют? Отзывы коллег на форумах только укрепили сомнения. Я нашла истории, как аутсорсинговые фирмы затягивают с внесением документов в учетные программы. В итоге компании переплачивают налоги.

Еще один вариант — перейти на электронный документооборот. Тогда вся первичка будет автоматически попадать сразу в бухгалтерскую программу. Но это возможно только при условии, если все поставщики и клиенты тоже подключат электронный обмен документами.

В интернете нашла интересное решение — автоматизация ввода первички с помощью специальных программ. Руководителю понравилась идея, и я стала выяснять, как дела с такими системами обстоят у нас в стране.

Сейчас много программ, которые могут распознавать документы. Достаточно подключить сервис распознавания документов. Он позволяет загрузить данные из первички прямо в бухгалтерскую программу. Никаких долгих настроек и техзаданий программистам. Наиболее известные сервисы — ENTERA, EFSOL и FILLIN. Сравнение их возможностей — в таблице 2.

Таблица 2. Сравнение характеристик облачных систем распознавания первички

Для себя я решила, что если компания крупная и у нее целый штат бухгалтеров, то ей больше подойдет EFSOL. Однако работает этот сервис только с 1С. Если у вас нет программистов и вы ведете учет в малом и среднем бизнесе, то хороший вариант — Контур.Бухгалтерия или БухСофт. Если вы пользуетесь другими бухгалтерскими программами, то обратите внимание на сервис ENTERA. Он работает в том числе с SAP. Для небольших компаний оптимальным вариантом будет подключение Контур.Бухгалтерии.

Особенно выгодно пользоваться сервисами по распознаванию первички в компаниях, которые занимаются производством и строительством. По собственному опыту знаю, что в них вся первичка поступает в бухгалтерию в конце квартала. Последние две недели перед сдачей отчетности бухгалтер только и занимается тем, что вводит документы в программу. Автоматизация ввода позволяет существенно сэкономить время и нервы, а также деньги на курьерские доставки и почтовые пересылки.

Как работают облачные сервисы распознавания первички